DE DEELNEMER GAAT AKKOORD MET DE VOLGENDE BEPALINGEN

 

Algemeen:

BPA organiseert op regelmatige tijdstippen opleidingen, stages, weekend en week- en dagactiviteiten. Onderstaande omschrijft de algemene voorwaarden die de deelnemer dient te aanvaarden. In de verdere tekst wordt dit omschreven als “activiteiten”.

Voor elke activiteit duidt BPA een stageleider cursuscoördinator of organisator aan. Deze wordt in onderstaande tekst aangeduid met het begrip “leiding” of “leider”.

 1 De deelnemer moet lid zijn van een club aangesloten bij KBF op het moment van inschrijving voor de activiteit, opleiding of stage. Hij moet het lidgeld van het werkingsjaar waarin de activiteit plaatsvindt betaald hebben, en een geldige lidkaart bezitten. Aan wandelweekends, dagwandelingen en de woensdagavond conditietrainingen (niet-alpiene activiteiten) mogen ook niet KBF-leden deelnemen.  Een speciale verzekering werd hiervoor afgesloten.

 2 De deelnemer aanvaardt het voorgestelde programma van de activiteit. Dit programma is indicatief. Het kan ten allen tijde worden aangepast in functie van het weer, de omstandigheden, de toestand van de deelnemers, beschikbaarheid lesgevers enz.. De leider heeft hierin het laatste woord. De deelnemer legt zich neer bij een mogelijke programmawijziging als die noodzakelijk wordt geacht door de leider.

 3 De deelnemer aanvaardt het leiderschap van de door BPA aangeduide leider, alsook van de door deze laatste gekozen verantwoordelijken.

 4 Het niet navolgen van de beslissingen van de leider kan tot uitsluiting leiden. Indien iemand zich tijdens een opleiding of stage onttrekt aan het gezag van de leiding en de groep verlaat, is dat volledig op eigen kosten, verantwoordelijkheid en risico. BPA is in dat geval niet verplicht tot enige terugbetaling.

 5 De deelnemer stuurt het standaard inschrijvingsformulier volledig ingevuld op naar het secretariaat.

 6 Voor bepaalde stages en opleidingen moet dit vergezeld zijn van een relevant palmares en/of behaald certificaat/diploma/KVB enz.. vermeld in de aankondiging (bvb. geslaagd zijn in theoretische en praktische proeven HGB, opsomming van volbrachte beklimmingen, KVB niveau… e.a.).

 7 De inschrijving is pas definitief wanneer het standaard inschrijvingsformulier met eventueel voorlegging van diploma of certificaat (indien van toepassing) en het volledige inschrijvingsgeld bij BPA zijn aangekomen.

 8 De stageleiding heeft het recht om personen uit te sluiten die niet beantwoorden aan de specifieke deelnamevoorwaarden van de gekozen activiteit.

 9 Bij de meeste activiteiten wordt er door de leiding een voorbereidingsmoment georganiseerd. De deelnemer is verplicht deel te nemen aan deze voorbereidende activiteiten (= staptochten, klimdagen in de Ardennen, voorbereidende vergaderingen, ...). De voorbereiding is erop gericht de fysieke paraatheid na te gaan, de reeds aanwezige kennis te evalueren, de doelstelling van de stage toe te lichten en/of een aantal praktische afspraken te maken. Bij afwezigheid verliest de kandidaat deelnemer zijn deelnamerechten, tenzij de leiding hierover formeel anders beslist. Aan de hand van de voorbereiding maakt de leiding de definitieve deelnemerslijsten op.

Elke kandidaat-deelnemer wordt hiervan mondeling, schriftelijk of via e-mail op de hoogte gesteld. De kosten van het voorbereidingsmoment zijn meegerekend in de deelnameprijs, en worden niet terugbetaald indien de leiding beslist dat je niet kan deelnemen. De rest van het inschrijvingsgeld wordt volledig terugbetaald indien de leiding beslist dat je om bvb. onvoldoende fysieke voorbereiding of gebrek aan kennis niet kan deelnemen.

 10 De leiding stelt alles in het werk om de stage, opleidingen en andere activiteiten op een veilige manier te laten verlopen. De deelnemer onderschrijft dat hij op de hoogte is dat bij de beoefening van klim- en bergsport, in welke vorm dan ook, nooit alle risico’s kunnen worden uitgesloten. De deelnemer aanvaardt deze risico’s waarvoor de verantwoordelijkheid niet bij de leiding ligt, en dat deze voor de eventuele gevolgen niet aansprakelijk gesteld kan worden.

 11 Minimumleeftijd tot deelname is 18 jaar, tenzij anders vermeld in de beschrijving van de voorgestelde activiteit (bvb. opleidingen jeugd), of na bespreking met de leiding, Raad van Bestuur en positief advies.

 12 Reserve: kandidaat deelnemers die voldoen aan de eisen die gesteld zijn om deel te nemen aan de activiteit en die inschrijven op een activiteit die reeds volzet is, worden geboekt als reservedeelnemer. Zij zijn verplicht deel te nemen aan het voorbereidingsmoment. Na positieve evaluatie blijven zij geboekt als reservedeelnemer. Komen er plaatsen vrij, dan wordt telkens de eerstvolgende reservedeelnemer op de lijst de kans geboden om aan de activiteit of stage deel te nemen. BPA-leden hebben steeds voorrang op leden van andere clubs om als reservedeelnemer opgepikt te worden als definitieve deelnemer.

 13 Betaling: Het BPA secretariaat coördineert de betalingen en sluit indien voorzien een annulatieverzekering af. De inschrijvingen zijn slechts geldig na ontvangst van het volledige bedrag. Bij betaling dient men de activiteitscode duidelijk te vermelden, zo niet kan de inschrijving als ongeldig worden aanzien.

 14 Aanvang activiteit of stage: plaats en tijdstip waarop een activiteit, opleiding of stage aanvangt, worden bepaald door de leiding en worden vooraf kenbaar gemaakt.

 15 Einde activiteit of stage: er wordt steeds op voorhand meegedeeld wanneer het einde van een activiteit of stage voorzien is (aankondiging in brochure, op website of technische fiche). Toch kan het gebeuren dat een activiteit of stage vroegtijdig wordt afgebroken. De redenen hiervoor worden steeds door de leiding toegelicht.

 16 Heen- en terugreis: de deelnemer staat zelf in voor de verplaatsing van en naar de activiteit of stage tenzij anders vermeld.

 17 In iedere aangekondigde deelnameprijs zit steeds een dossierkost (administratiekost),- en een bijdrage voor het stagefonds inbegrepen. De dossierkost wordt enkel terugbetaald indien niet aan de activiteit kan worden deelgenomen door een beslissing van BPA (vb. negatief advies na het voorbereidingsweekend, afgelasting van de stage, datumwijziging, …).

Voor sommige activiteiten wordt er een annulatieverzekering afgesloten. Deze dekt de kosten indien een deelnemer om medische redenen niet kan deelnemen. Terugbetaling van de kosten kan enkel geschieden indien de reden tot annulatie voldoet aan de door de verzekeringsmaatschappij gestelde voorwaarden. BPA is nooit verantwoordelijk indien de verzekeringsmaatschappij terugbetaling weigert. Het is aan de deelnemer om te bewijzen dat hij aan de voorwaarden van terugbetaling voldoet.

 18 Verzekering: voor informatie over de verzekering kunt u terecht op de website van KBF of het secretariaat.

19 Problemen: BPA treedt op als bemiddelaar tussen de deelnemers en de leiding van activiteiten of stages. Hebt u opmerkingen omtrent de organisatie van de activiteiten dan wordt u verzocht deze schriftelijk te melden aan het BPA secretariaat. Dit kan ook per e-mail.

 20 Medisch: de deelnemer verklaart medisch geschikt te zijn om deel te nemen aan bergsportactiviteiten.

Bij de minste twijfel overlegt hij met de leiding. Deelname aan een activiteit waar je medisch niet geschikt voor bent, is op eigen risico. Bij twijfel contacteer een arts, deze kan nagaan of u geschikt bent voor uit beoefenen van bergsport.

 21 Ik verklaar kennis genomen te hebben omtrent de medische richtlijnen die KBF heeft opgenomen op haar website (zie richtlijnen MVS - medisch verantwoord sporten).

 22 Ik verklaar kennis genomen te hebben van het document Ethisch Verantwoord Sporten (EVS) via de website van KBF.

  Voordelen BPA-leden

BPA-leden krijgen een voorinschrijvingsrecht van 1 week tov andere KBF-leden. De periode gaat in vanaf de datum lancering inschrijvingsformulier op onze website.

BPA-leden genieten steeds van een lager tarief tov KBF-leden of niet-leden tenzij anders vermeld in de aankondiging.

  Bevestiging deelnamevoorwaarden

Bij inschrijving bevestigt de deelnemer uitdrukkelijk dat hij/zij akkoord is met het volgende: Ik wens deel te nemen aan de omschreven activiteit georganiseerd door BPA. Ik heb kennis genomen van de algemene en bijkomende deelnamevoorwaarden en verklaar mij hiermee akkoord.

  Uiterste inschrijvingsdatum

Bij de meeste activiteiten staat een uiterste inschrijfdatum vermeld.  De opgegeven datum is bepalend voor het effectief laten doorgaan van de activiteit op basis van het minimum aantal definitief ingeschreven deelnemers. Er kan steeds ingeschreven worden op de activiteit zolang de stage/cursus niet volgeboekt is.

 Afgelasting van een activiteit

BPA kan beslissen een activiteit niet te laten doorgaan. Bvb. bij het verkrijgen van een negatieve evaluatie na het voorbereidingsmoment / datumwijziging van de stage / te weinig inschrijvingen bij uiterste inschrijfdatum / enz. Het deelnamegeld wordt in deze gevallen volledig terugbetaald minus de kosten van het voorbereidingsmoment.

 Extra kosten bij overmacht

Extra kosten tijdens een activiteit of stage die veroorzaakt worden door onverwachte oorzaak of overmacht ten gevolge van bv. staking, slecht weer, vertragingen vluchten of openbaar vervoer.... zijn steeds ten koste van de deelnemers.

 Hoe inschrijven?

1. Vul alle gevraagde gegevens correct in op het inschrijvingsformulier.

 2. Na bevestiging van alle voorwaarden en gegevens verstuurt u het (digitale) inschrijvingsformulier naar het BPA secretariaat. Op dat moment bent u aangemeld als kandidaat deelnemer voor de betrokken activiteit.

 3. Na uw aanmelding krijgt u (per e-mail) een bevestiging of u aangemeld staat als effectieve of als reservedeelnemer:

 3 a Bent u ingeschreven als effectieve deelnemer dan wil dit zeggen dat de activiteit nog niet volzet is. Als na de vooropgestelde betalingstermijn geen betaling ontvangen is, verliest u het recht op deelname. U wordt dan op de deelnemerslijst verplaatst van effectieve deelnemer naar reserve deelnemer. M.a.w. kandidaat deelnemers die op de reservelijst staan, krijgen dan voorrang. Hen wordt dan de kans geboden zich effectief in te schrijven.

3 b Bent u ingeschreven als reservedeelnemer dan wil dit zeggen dat de activiteit volzet is en dat u op een wachtlijst wordt geplaatst voor de betreffende activiteit. U kan dan deelnemen indien:

- een effectief ingeschreven deelnemer zijn deelname aan de activiteit annuleert;

- het deelnamegeld binnen de vooropgestelde betalingstermijn niet werd ontvangen; U bent pas ingeschreven als effectieve deelnemer indien voldaan is aan de voorwaarden zoals gesteld in 3a).

 Bij activiteiten waar een voorbereidingsmoment aan vooraf gaat, is deelname van zowel effectief ingeschreven deelnemers als van reservedeelnemers verplicht. Na afloop van dit moment krijgt u mondeling te horen of u geselecteerd bent of niet. Bij een negatieve evaluatie van een effectief ingeschreven deelnemer wordt de eerstvolgende positief geëvalueerde deelnemer op de reservelijst de kans geboden zich in te schrijven als effectief.

Indien reeds voorhanden, wordt samen met de bevestiging van aanmelding telkens een technische fiche meegestuurd. De technische fiche is een document met detail en praktische informatie i.v.m. de activiteit. Is deze fiche nog niet beschikbaar, dan volgt deze later.

  Annulatie

1 Indien geen annulatieverzekering werd afgesloten, wordt afhankelijk van de periode waarin de deelnemer zijn/haar deelname annuleert, het bedrag terugbetaald, minus de door BPA reeds gemaakte kosten (administratiekost, eventueel voorschotten reeds betaald door BPA aan hutten e.d.).

 2 Indien een annulatieverzekering werd afgesloten, moet de deelnemer BPA op de hoogte brengen bij annulatie.  De deelnemer krijgt van BPA de nodige documenten zodat een aanvraag ingediend kan worden bij de verzekeringsnemer van de annulatieverzekering.

 3 De deelnemer heeft recht op tussenkomst van BPA indien – tussen de datum van de storting van het inschrijvingsgeld en het moment van het vertrek naar de activiteit – de deelname van de verzekerde ten gevolge van een hieronder omschreven gebeurtenis, die bij het sluiten van de overeenkomst niet te voorzien was, wordt geannuleerd:

 - bij ziekte van de deelnemer of van een persoon die gewoonlijk met de deelnemer samenleeft op hetzelfde adres voor zover deze verzorging nodig heeft van de deelnemer;

- bij lichamelijk ongeval of het overlijden van de deelnemer, van zijn echtgeno(o)t(e), van een bloed- of aanverwante tot de tweede graad, of van een persoon die gewoonlijk met de deelnemer samenleeft, dit voor zover het overlijden plaats vond tot maximaal 5 dagen voorafgaand aan de activiteit of de begrafenis tijdens de activiteit voorzien is;

- bij aanzienlijke en toevallige schade aan de goederen van de deelnemer in België, die zijn aanwezigheid dwingend noodzakelijk maakt;

- De deelnemer heeft geen recht op aanspraak op deze module in geval van een herexamen, tenzij de activiteit tijdens de examenperiode valt.

 Door het aangaan van de overeenkomst verklaart de deelnemer zich akkoord met de bovenvernoemde punten.

 Terugbetaling activiteiten ( excl. stages )

Indien men voor een betalende BPA activiteit ( excl. stages ) heeft ingeschreven maar toch niet kan deelnemen, kan men via mail aan bestuur@bpa.be om een terugbetaling vragen. Van het inschrijvingsbedrag worden de gemaakte kosten +10%, met een min. van 5 eur, van het betaalde bedragvoor administratieve kosten afgehouden. Zonder een schriftelijk verzoek van de betrokkene wordt er geen terugbetaling gedaan.

 Terugbetaling activiteiten opleidingen

Indien men voor een BPA opleiding ( excl. stages ) heeft ingeschreven maar toch niet kan deelnemen, kan men via mail aan bestuur@bpa.be om een terugbetaling vragen. Van het inschrijvingsbedrag worden de gemaakte kosten (bv. druk cursus ) + 10% van het inschrijvingsgeld van het betaalde bedrag voor administratieve kosten afgehouden. Zonder een schriftelijk verzoek van de betrokkene wordt er geen terugbetaling gedaan.